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Immer mehr Menschen erledigen ihre tägliche Korrespondenz per E-Mail. Das trifft sowohl auf die private als auch auf die geschäftliche Kommunikation zu. Häufig nutzen User dazu die Möglichkeit, Dokumente als Anhänge zu versenden. Angesichts der Vielzahl vorhandener Formate sollten Absender einige Aspekte beachten, um im Dschungel der Formate nicht die Übersicht zu verlieren

Das Format mit Bedacht auswählen

Das Wichtigste bei der Formatwahl ist es, den Zweck des Dokumentes sowie die technischen Möglichkeiten des Empfängers zu berücksichtigen. Grundsätzlich sollte aus der großen Anzahl an Formaten solche bevorzugt werden, die weit verbreitet sind. Es bedeutet unnötigen Aufwand, wenn die Zielperson eine Datei nicht öffnen kann, deshalb zurückfragen muss und der Absender das Dokument schließlich erneut zu verschicken hat. Vorsicht ist auch geboten, wenn eine neue Version eines Textverarbeitungs- oder eines Tabellenkalkulationsprogramms verwandt wird. Manchmal ist es nämlich damit verbunden, dass entsprechende Dateien in einem bis dato noch nicht vorhandenen Format abgespeichert werden. Nutzer älterer Versionen können damit Probleme hinsichtlich des Öffnens oder der korrekten Anzeige haben. Dies kann man damit umgehen, dass auf gängige Formate zurückgegriffen wird. Dies können Computerbenutzer mit sehr wenig Aufwand bewerkstelligen: Beim Abspeicherungsvorgang können sie nämlich das Format frei wählen. Sollten sie Besitzer bekannter kommerzieller Programme wie von Microsoft sein, müssen sie dabei keine Sorge haben, dass Menschen mit OpenOffice-Systemen entsprechende Formate nicht öffnen können. In der Regel sind diese nämlich kompatibel. Was für Text- oder Tabellendateien gilt, ist ebenfalls beim Versand von Bildern anzuwenden. Auch hier sind Dateiformen zu bevorzugen, bei der die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sie jeder problemlos öffnen kann. Als Beispiele sind jpg- und gif-Formate zu nennen.

Adobe Acrobat Reader: Mittlerweile auf fast jedem Computer ein fester Bestandteil

Einen Siegeszug haben in den letzten Jahren pdf-Dokumente zu verzeichnen. Diesem Format sind zwei wesentliche Vorteile zuzuschreiben. Erstens kann sie jeder öffnen. Hierzu benötigen Nutzer allein den Adobe Acrobat Reader. Dieser Adobe Acrobat Reader kann im Internet über einen Adobe Acrobat Reader Download kostenlos heruntergeladen werden. Zweitens vermitteln pdf-Dokumente einen seriöseren Eindruck als konventionelle Textdateien. Das liegt daran, dass sie nicht so leicht zu verändern sind. Wer zum Beispiel nur eine Adobe Acrobat Reader besitzt, kann sie gar nicht bearbeiten, außer wenn vom Autor eine Formularfunktion freigeschaltet worden ist. Dieses Format ist allerdings oftmals nicht geeignet, wenn man ein Dokument zur weiteren Bearbeitung versenden möchte. Hierzu bedarf es nämlich eines kostenpflichtigen Programmes, welches nur eine Minderheit besitzt. Das Erstellen einer pdf-Datei ist dagegen mit einem kostenlosen Programmen möglich.

Bildmaterial: Johnny Lye – Fotolia

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